Un po' di informazioni su: Modernizzazione della sicurezza sanitaria

Gestione dei visitatori: soluzioni innovative in risposta ad alcune delle maggiori sfide legate alla sicurezza ospedaliera

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Gabrielle: Salve e benvenuti a questo podcast video in diretta offerto da Parabit Systems. Mi chiamo Gabrielle e sarò la vostra presentatrice per la puntata di oggi. Oggi abbiamo con noi Rob Leiponis, CEO di Parabit Systems, Kevin Whaley, Direttore della Sicurezza presso il George Washington University Hospital, e Stephen Biscotti, Direttore della Sicurezza presso il Mount Sinai South Nassau Hospital. In questa puntata parleremo di cosa comporta la modernizzazione della sicurezza in ambito sanitario. Grazie per esservi uniti a noi e benvenuti. Iniziamo con una breve presentazione. Potreste parlarmi un po' del George Washington University Hospital e del vostro ruolo al suo interno? Iniziamo con Rob.

Rob Leiponis: Ciao, mi chiamo Rob Leiponis e lavoro per Parabit Systems, fornitore di soluzioni per la gestione dei visitatori, in particolare per chioschi interattivi , per entrambi i nostri clienti che sono in chat con noi oggi.

Kevin Whaley: Il George Washington University Hospital è un ospedale situato nella capitale degli Stati Uniti, Washington DC. È un centro traumatologico di livello uno, con oltre 400 posti letto. È un ambiente unico, abbiamo un reparto di salute mentale per pazienti ricoverati e un pronto soccorso che può assistere da due a 350 pazienti al giorno. Quindi è un ambiente piuttosto attivo all'interno di un contesto urbano, come sapete, Washington DC. È un posto di lavoro davvero particolare. Ogni giorno ci troviamo ad affrontare situazioni molto diverse qui nella capitale.

Gabrielle: Scommetto, grazie, e Steven.

Stephen Biscotti: Buon pomeriggio a tutti. Stephen Biscotti, Direttore della Sicurezza presso il Mount Sinai, South Nassau a Oceanside, New York, situato a Long Island, è un ospedale con 455 posti letto. Siamo al completo quasi tutti i giorni. Prima del COVID, registravamo circa 1.000 visitatori al giorno, mentre dopo il COVID ne abbiamo circa 350.

Gabrielle: Wow, fantastico. Quindi la prossima domanda è per Kevin e Steven, ma Rob, sentiti libero di intervenire se hai qualcosa da aggiungere. Dal vostro punto di vista di direttori della sicurezza, quali ritenete siano alcune delle maggiori sfide relative alla sicurezza ospedaliera in generale, ma anche più specificamente alla GWU e al South Nassau? Iniziamo con Kevin.

Kevin Whaley: Sì, quindi la sfida che si presenta è che la sicurezza è diversa da qualsiasi altro tipo di sicurezza, in quanto ci si trova in un ambiente in cui le persone vengono qui non perché stanno passando una bella giornata, non stanno a casa a dire "oggi cosa vogliamo fare, tesoro, tua moglie o tuo marito ovunque andiamo in ospedale, stiamo seduti al pronto soccorso per quattro ore e mezza o otto ore a guardare la TV via cavo gratuita", sai. Sono qui perché sono malati, feriti o infortunati, oppure perché qualcuno a cui tengono è malato, ferito o infortunato.

Questo aggiunge un livello di tensione e ansia in tutta la struttura. Sai, abbiamo persone che, sfortunatamente, ogni giorno possono morire e ogni giorno nasce qualcuno. E noi ci occupiamo di tutto ciò che sta nel mezzo. Quindi, cercare di bilanciare questa sfida e al contempo fornire un ambiente sicuro e protetto a tutti i nostri pazienti e ai nostri visitatori qui in ospedale può essere impegnativo, e cercare di trovare l'equilibrio per dimostrare empatia, cercando al contempo di garantire la sicurezza di tutti e di garantire che le persone si comportino in modo appropriato, in modo da poterle curare e fornire loro il massimo livello di assistenza sanitaria possibile qui al GW Hospital.

Gabrielle: Assolutamente. E Steven, quali pensi siano le sfide più grandi per quanto riguarda la sicurezza in ospedale?

Stephen Biscotti: Beh, devo concordare con Kevin, penso che si possa dire che gestione dei visitatori e violenza sul posto di lavoro siano termini intercambiabili. Per quanto riguarda la gestione dei visitatori, abbiamo una politica molto rigida che prevede solo due visitatori al giorno, dalle 12 alle 8. E come si può vedere, quello che sta succedendo in tutto il mondo, soprattutto qui negli Stati Uniti, in particolare nei pronto soccorso, è che la violenza sul posto di lavoro è in aumento. Quindi cerchiamo di fornire il massimo livello di sicurezza ai nostri pazienti, al personale e ai visitatori 365 giorni all'anno. Ed è una sfida davvero, davvero impegnativa, credetemi.

Gabrielle: Oh, ti credo. Ci sono molte sfide legate alla sicurezza. E, sai, con la presenza di queste sfide, in particolare quelle legate alla sicurezza ospedaliera, siete riusciti a trovare una soluzione innovativa. Quindi, potresti spiegarci un po' come ti è venuta l'idea di implementare un sistema di gestione dei visitatori? E cosa ti ha portato esattamente a questa soluzione? Iniziamo con Kevin.

Kevin Whaley: Sì, è una storia particolare. L'idea mi è venuta quando viaggiavo molto per lavoro. Prima del COVID, viaggiavo spesso per lavoro e mi trovavo in aeroporto. Col tempo, mi sono reso conto della differenza tra fare la fila e arrivare al bancone, dove ci sono quattro o cinque persone, e avere cinque o sei addetti che controllano i bagagli e tutto il resto. Negli ultimi anni, la transizione verso i chioschi portato a sei o sette postazioni . Una sola persona si occupa di gestirle, i indirizzare le persone, effettuare i controlli e così via. È così che mi è venuta l'idea di valutare altre opzioni per quanto chioschi riguardaE poi, per noi, si trattava anche di trovare dei partner, diciamo più di uno, che fossero disposti a collaborare con noi per prendere il nostro processo fisico qui all'ospedale GW di screening dei visitatori in entrata e di controllo, che consisteva nel fatto che il visitatore entrava, gli chiedevamo chi fosse venuto a visitare, fornivamo il nome del paziente, verificavamo quel nome del paziente tramite un registro stampato, o nel computer e SMS, ma poi chiedevamo un documento d'identità con foto, guardavamo il documento d'identità con foto, quindi dovevamo stampare il loro nome su un piccolo foglio di registrazione e poi consegnavamo un braccialetto colorato specifico per quel particolare giorno, e poi dicevamo al visitatore dove doveva andare in ospedale, in quel particolare reparto, prima che ci andasse.

Quindi, stavamo cercando un partner disposto a trasformare quel processo manuale in tecnologia. Siamo stati abbastanza fortunati da collaborare con Parabit e Stopware, tramite PassagePoint, per sviluppare il VMS, o meglio, di gestione dei visitatori , il software, partendo da un'idea fino ad arrivare all'implementazione e al suo effettivo rollout qui all'ospedale GW. In questo modo, siamo in grado di verificare l'identità di un visitatore e del paziente tramite integrazioni HL7, ovvero l'integrazione tra Parabit e il nostro software SMS. Ciò significa che, in tempo reale, quando un paziente arriva e si registra al chiosco o alla postazione di lavoro, inserendo il nome del paziente nel campo "visitatori", si verifica a. se il paziente è effettivamente ricoverato in ospedale e b. se può ricevere visite. E, come accennato prima da Steven, abbiamo un limite di un visitatore per paziente al giorno, e i protocolli di codifica verificano anche che il paziente non abbia già ricevuto una visita durante la giornata. Come dicevo, siamo passati da un'idea all'implementazione e la collaborazione con Rob e il suo team è stata fenomenale per realizzare questa integrazione. Siamo davvero entusiasti di questo risultato.

Gabrielle: È incredibile. E Steven, cosa ti ha portato alla soluzione?

Stephen Biscotti: Beh, quasi come Kevin, lo studio del mio medico, quello del mio dentista e quello del mio oculista utilizzano tutti dei chioschi. Quindi, in realtà, avevo il permesso degli studi medici di fotografare i loro sistemi e ne ho parlato con i miei superiori qui, chiedendo perché non potessimo introdurre la gestione dei visitatori anche in ospedale. E l'abbiamo fatto, abbiamo un design architettonico aperto. Abbiamo installato dei chioschi a diversi ingressi: l'ingresso principale, l'ingresso del reparto ambulatoriale e l'ingresso del pronto soccorso. Il principio alla base di tutto ciò è che il sistema Parabit richiede una patente di guida dello Stato di New York o un passaporto, scatta una foto, riusciamo a ottenere le informazioni personali dell'individuo e le memorizziamo sulla nostra rete. E abbiamo una rete che può archiviare dati all'infinito. Quindi, se per caso dovessimo tornare indietro e controllare qualcuno per qualsiasi problema, un evento insolito, ecc., abbiamo la possibilità di rintracciare l'individuo e identificarlo già.

Gabrielle: Assolutamente, e come hai descritto, tenere sotto controllo la gestione dei visitatori è una componente fondamentale della sicurezza ospedaliera. E la soluzione che avete creato è un ottimo modo per gestire questa responsabilità. Questo ci porta alla prossima domanda: qual è la vostra filosofia sulla gestione dei visitatori in ambito sanitario? E, a tal proposito, quali sono, secondo voi, le lacune dei sistemi tradizionali di gestione dei visitatori negli ospedali? Iniziamo con Kevin.

Kevin Whaley: Sì, quindi, in genere, quello che ho notato, come ho accennato prima, riguardo alla possibilità di collaborare e trovare Rob e i nostri partner di Stopware, è che ci sono, direi, una dozzina di altri sistemi di gestione dei visitatori in giro che in realtà non sono veri e propri sistemi di gestione dei visitatori. Sono più simili a software di tracciamento dei visitatori perché non hanno questa tecnologia che permette l'integrazione con HL7, quindi richiederà al team IT del vostro ospedale di lavorare con PassagePoint e Parabit per sviluppare i codici e tutta la directory. Non sono un esperto di IT, ma è così che hanno fatto. Per lavorare insieme in modo da avere una vera conferma che un visitatore è qui per vedere un paziente effettivamente ricoverato nel vostro ospedale, a differenza degli altri sistemi in cui sì, scansionano il tuo ID, sì, ti scattano una foto e sì, inserisci il nome del paziente, ma non hanno quell'integrazione per verificare che quel paziente sia effettivamente nel tuo ospedale. Quel paziente può avere un visitatore, per esempio noi abbiamo una lista di attenzione speciale. Come ho detto, siamo un centro traumatologico di primo livello e abbiamo visitatori. Abbiamo pazienti vittime di colpi d'arma da fuoco, violenza, accoltellamenti e violenza domestica. A Washington DC abbiamo anche persone che chiamiamo "Hallo Protectee", che possono essere chiunque, da un funzionario governativo a un dignitario straniero, che si recano in ospedale per ricevere cure o per visitare un paziente. Ci sono delle restrizioni per i visitatori in questo ospedale e, per chiarire, il nostro ospedale non è un campus aperto, ma un campus chiuso. Controlliamo i punti di accesso al pubblico, dall'ingresso del pronto soccorso all'ingresso principale. Avere una gestione efficace dei visitatori fa davvero la differenza per noi e, come accennato prima, ci ha permesso di analizzare casi di attività illecite. Ad esempio, un paziente del reparto di radiologia ambulatoriale ha rubato il cellulare della receptionist dalla reception ed è uscito dalla porta principale. Abbiamo quindi identificato il paziente, ottenendo nome, ID e così via, e abbiamo contattato le forze dell'ordine, raccogliendo tutte le informazioni disponibili.

Gabrielle: Fantastico. E Steven, qual è la tua filosofia sulla gestione dei visitatori nel settore sanitario?

Stephen Biscotti: Quindi devo concordare con Kevin su tutti gli aspetti di ciò che ha appena detto. Ma si trattava di valutare attentamente il fornitore, quale sarebbe stata la soluzione migliore per South Nassau e, fortunatamente per noi, Parabit è a soli 20 minuti di auto. Quindi scegliere il fornitore locale è stato molto, molto importante; anche la licenza HL ci ha attratto verso Parabit, che crea quell'integrazione di cui Kevin ha appena parlato, e l'implementazione di altre di sicurezza . E naturalmente, il denominatore comune di tutto questo pacchetto è il personale. E abbiamo un livello di personale molto elevato. Qui a South Nassau assumiamo solo professionisti della sicurezza di altissimo livello, forze dell'ordine in pensione e veterani.

Gabrielle: Assolutamente. E hai qualche suggerimento concreto che ospedali e sistemi sanitari possono adottare oggi stesso per fare un passo avanti verso la modernizzazione dei loro attuali sistemi di sicurezza, in modo da renderli al passo con i tempi, Kevin?

Kevin Whaley: Ah, il consiglio più importante che posso dare è di lavorare con i vostri integratori. Riprendendo quanto detto prima da Steve, non abito proprio dietro l'angolo da Rob e Parabit, ma i suoi soci, Heather Glezen, che lavora per Rob, sono stati ottimi collaboratori per me. Sono andato a trovare Parabit, che si trova a Long Island, New York, e ho preso il treno Long Island Express per la prima volta in vita mia, un'avventura a dir poco. Ho avuto modo di incontrare Rob e il suo team di ingegneri per discutere della realizzazione dei chioschi, che hanno progettato e prodotto per soddisfare le nostre esigenze. Intendo dire che qui alla GW non utilizziamo i classici adesivi per i visitatori che si vedono spesso sui vestiti, ma abbiamo collaborato con Parabit per progettare e produrre chioschi in grado di contenere e gestire i braccialetti. Quindi, quando abbiamo completato il check-in, viene stampato un braccialetto su cui sono riportati la data, la stanza del paziente, il letto assegnato e il numero di piano per quel visitatore. La cosa più importante, come ho detto, è la presenza della data. In questo modo, quando qualcuno torna il giorno successivo o in un'altra occasione, ci assicuriamo di fornirgli un braccialetto aggiornato effettuando nuovamente il check-in al chiosco. È così che vedo l'integrazione dei sistemi. Più sistemi si riescono a integrare, ad esempio, la videosorveglianza, il controllo accessi e la gestione dei visitatori, più sono integrati tra loro. E per potersi espandere, come abbiamo fatto noi nel settore della sicurezza, che è in continua evoluzione, nulla è scolpito nella pietra. Bisogna essere in grado di adattarsi ai cambiamenti dei tempi e degli ambienti in cui si opera. Il mio consiglio, quindi, è di collaborare con un buon integratore, se possibile, e di lavorare insieme a lui per affrontare tutte le sfide che incontriamo quotidianamente nel settore sanitario.

Gabrielle: Assolutamente sì. Sono ottimi passi da compiere. E Steven, hai qualche suggerimento pratico?

Stephen Biscotti: Quindi, ripeto, sono d'accordo con tutto quello che ha detto Kevin. Penso che sia davvero necessario guardare fuori dagli schemi e considerare il proprio progetto architettonico. Credo che abbiamo stretto una partnership con un'ottima azienda come Parabit e questo è solo l'inizio. Dobbiamo implementare ulteriori della sicurezza . In futuro, penso che, osservando le migliori pratiche, prenderemo spunto da ospedali concorrenti che utilizzano tornelli con controllo ottico degli accessi, che fungono da ulteriore livello, ulteriore barriera per la gestione e il controllo dei visitatori, cercando di mantenere tutti in regola, di rendere tutti soddisfatti, di ridurre le code e di farli passare il più rapidamente possibile. Quindi, si va in alcuni ospedali. Tutti noi andiamo negli ospedali e nessuno vuole aspettare in lunghe file come a Disneyland, e quello che succede è che le persone iniziano ad arrabbiarsi. Si infuriano e iniziano a sfogarsi sulle persone sbagliate, su coloro che cercano di aiutarsi. Stiamo quindi cercando di pensare fuori dagli schemi, avvalendoci di un gruppo di esperti, per capire come semplificare questo processo, separando l'accesso dei dipendenti da una moltitudine di ingressi dedicati e mantenendo l'accesso della comunità da un unico ingresso principale. Considerando tutto ciò, c'è ancora molto lavoro da fare nel settore sanitario. Ma credo che, lavorando collettivamente, come facciamo qui a Long Island, con gli altri ospedali e il nostro forum dei responsabili della sicurezza, che abbiamo qui a Long Island, ci sia la soluzione. Ci incontriamo trimestralmente per discutere di ciò che sta accadendo nel settore sanitario e delle soluzioni disponibili. Invitiamo anche fornitori esterni per valutare le loro proposte e individuare le migliori pratiche, non solo per oggi, ma anche per il futuro.

Gabrielle: Assolutamente. E questi sono grandi passi avanti da compiere ora nel presente e da intraprendere per il futuro della sicurezza ospedaliera. Rob, hai qualcosa da aggiungere?

Rob Leiponis: Sì, si tratta semplicemente di creare una soluzione che migliori i flussi di lavoro, migliori la sicurezza , convalidi le credenziali delle persone, che permetta a qualcuno di accedere a uno spazio per un certo periodo di tempo e poi non gli permetta di entrare in seguito, come secondo visitatore, che consenta di effettuare controlli sui precedenti delle persone che entrano nella struttura e di bloccare l'accesso a chi non dovrebbe visitare i pazienti all'interno dell'ospedale. E semplicemente eliminare i punti di contatto. Voglio dire, per me, la gestione dei visitatori è una soluzione molto più efficiente se implementata come a chiosco piuttosto che come soluzione con guardie, perché elimina l'interfaccia tra le persone che gestiscono le credenziali avanti e indietro tra una guardia e le persone che visitano gli ospedali. Al giorno d'oggi, è fondamentale ridurre al minimo i contatti. Tutti i nostri chioschi hanno punti di contatto antimicrobici, con protezione. I chioschi che stiamo realizzando hanno superfici con rivestimento in polvere antimicrobica. Il nostro obiettivo è quello di innovare costantemente ciò che creiamo, collaborare con i nostri partner per soddisfare le loro esigenze specifiche, comprendere i loro flussi di lavoro e lavorare con il nostro partner Stopware per trovare soluzioni che soddisfino direttamente tutti i loro requisiti lavorativi. In questo modo possono ridurre al minimo i costi e fornire un ambiente più sicuro per il settore ospedaliero.

Gabrielle: Assolutamente, ed è proprio questa costante innovazione che vi permette di avere così tanto successo e di essere sempre all'avanguardia in materia di sicurezza ospedaliera. Grazie mille per questi spunti pratici sull'ammodernamento dell'assistenza sanitaria, della sicurezza e degli ospedali. Vorrei chiedervi: avete qualche ultima considerazione o punto da condividere con il pubblico?

Rob Leiponis: Penso che sia davvero importante, come hanno sottolineato Steve e Kevin, che la gestione dei visitatori sia un aspetto. Ma integrare la biometria, come ha menzionato Steven, con i tornelli e l'utilizzo di soluzioni che funzionino con la scansione delle impronte digitali o il riconoscimento facciale, in modo che i visitatori possano essere sottoposti a un pre-screening prima di entrare in una struttura, rappresenti una di sicurezza per minimizzare le potenziali minacce che potrebbero entrare in ospedale, automatizzare i flussi di lavoro per rendere meno costoso gestire gli ospedali e fornirci un ambiente più sicuro, credo sia estremamente importante. Migliorare di sicurezzae di sorveglianza in tutta la struttura, per proteggere il personale e i pazienti, credo sia imperativo in questi tempi. Purtroppo, come stiamo tutti constatando, il mondo sta diventando sempre più e rapidamente un luogo meno sicuro. Quindi dobbiamo costantemente rimanere all'avanguardia e sviluppare tecnologie per proteggere i pazienti, i visitatori e i dipendenti del settore ospedaliero.

Gabrielle: Assolutamente, grazie mille. Bene, questo è tutto per oggi. Un grande ringraziamento a Kevin, Steven e Rob per essersi uniti a noi e per aver parlato di come modernizzare le soluzioni di sicurezza per il settore sanitario. Se volete scoprire altri contenuti di Parabit Systems, potete trovare questo podcast su Spotify, Apple Music o sulla vostra piattaforma di podcast preferita. Grazie ancora per averci seguito. Grazie a voi.